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Subsistema de Control Estratégico
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Avances
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Los tres componentes y los once elementos del subsistema de control estratégico implementados en el hospital santa margarita de la cumbre (valle), están siendo aplicados por todos los responsables de los procesos.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS - DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Y ESTILO DE DIRECCIÓN
El código de ética fue construido y socializado en jornada institucional, se efectuó la inducción al personal nuevo vinculado al hospital.
La administración del talento humano es llevada a cabo mediante la ejecución de las actividades propias de los procedimientos de vinculación, formación, capacitación, bienestar, seguridad social, compensación, salud ocupacional, actualización de la información de las hojas de vida y control permanente del reglamento de trabajo; igualmente como producto de la administración eficaz del recurso humano, se han realizado jornadas de capacitación al personal para mejorar las competencias laborales,y evaluación del desempeño.
En cuanto al estilo de dirección; se cuenta con la participación activa de los responsables de los procesos, se realiza comité institucional de gerencia donde se evalúa la gestión y cumplimiento de los objetivos estratégicos contenidos en el Plan Estratégico 2012-2015.
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
En cuanto al componente Direccionamiento Estratégico, los planes y programas contenidos en el Plan Estratégico 2012-2015; son evaluados por medio de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, que además de medir la gestión de los procesos y dependencias, permiten también medir la satisfacción del cliente. Se cuenta igualmente con el mapa de procesos y las respectivas caracterizaciones así como la estructura organizacional que facilita la gestión por procesos.
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Se identificaron en el año 2012 10 riesgos con sus respectivos controles y acciones preventivas a las cuales se les realizó seguimiento y algunos se encuentran en proceso de cierre; al igual que la aplicación de controles preventivos.
Se identificaron, analizaron, y valoraron los riesgos en todos los procesos, basado en el análisis estratégico ajustado a la nueva realidad institucional; lo que permitió actualizar el mapa de riesgos institucional y su respectiva socialización a los lideres de los procesos en comité de calidad.
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Dificultades
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En algunos procesos de alta dirección se presenta dificultad en la asignación de recursos dado lo limitante del presupuesto de la entidad. Se requiere de la implementacion de la ultima metodologia aplicada por la DAFP a los riesgos en los procesos de la entidad
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Subsistema de Control de Gestión
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Avances
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Los tres componentes y los once elementos del subsistema de control de gestión implementados en el hospital santa margarita de la cumbre (valle), están siendo aplicados por todos los responsables de los procesos.
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
las políticas de operación están siendo aplicadas por los procesos, al igual que las actividades de los procedimientos y los controles en los procesos. Los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, permitieron medir y evaluar la gestión del hospital, el cumplimiento del plan estratégico y los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes con los servicios ofrecidos por el hospital, se realizó la participación ciudadana en los procesos misionales, y se ajustó y actualizó el manual de operación.
COMPONENTE DE INFORMACIÓN
En cuanto a la información primaria se tienen los mecanismos para la recepción y trámite de los derechos de petición, quejas y reclamos, las tablas de retención documental de acuerdo a la ley 594 de 2000, fuentes internas de información como manuales, actas, actos administrativos entre otros; manejo eficiente de correspondencia, así como los medios tecnológicos como pagina WEB, correo electrónico para la atención de las peticiones, quejas y reclamos y ventanilla única, para el registro y control de requerimientos ciudadanos.
COMPONENTE DE COMUNICACIÓN PÚBLICA
La comunicación pública es un proceso estratégico en el hospital santa margarita de la cumbre (valle), que fomenta la construcción de identidad corporativa y la orientación del trabajo hacia los objetivos institucionales el cual se lleva a cabo por medio de dos estrategias: participación y comunicación de todos los proyectos y la formulación y construcción de un plan de comunicación.
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Dificultades
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En algunos procesos de alta dirección se presenta dificultad en la asignación de recursos dado lo limitante del presupuesto de la entidad.
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Subsistema de Control de Evaluación
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Avances
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Los tres componentes y los siete elementos del subsistema de control de evaluación esta siendo aplicado por los lideres de los procesos y Control Interno en el hospital santa margarita de la cumbre (valle).
COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN
La valoración total de los controles (Auto evaluación del Control) se viene realizando por parte de los lideres de los procesos del hospital.
El resultado obedece a que los tres subsistemas el de Control de Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación fueron calificados por los servidores públicos encuestados como satisfactorio; donde la tendencia frente al conocimiento y percepción de la aplicación de los elementos se conserva, concluyendo que en el hospital santa margarita de la cumbre (valle), se da aplicación al principio de autocontrol.
En cuanto al elemento de Auto evaluación de Gestión; se llevaron a cabo dos rendiciones de gestión de indicadores por parte de los lideres de los procesos; con corte en los meses de Junio, y diciembre de 2012; donde se estableció que la gestión del hospital santa margarita de la cumbre (valle) en la vigencia 2012, alcanzó un resultado ponderado satisfactorio, considerando los resultados por procesos, de los objetivos corporativos y de los indicadores de impacto; ubicándose en un rango de gestión satisfactorio 90-100).
COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Se elaboró el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno y se presentó a la alta gerencia para su aprobación y radicación ante el DAFP para la vigencia 2011.
Se efectuaron evaluaciones al 100% de los procesos, con el fin de verificar que los procesos, procedimientos y actividades del Sistema Integrado MECI-SGC se aplicaron de acuerdo a lo previsto en el manual de operación al igual que la ejecución de las actividades y proyectos establecidos en la planificación institucional. Así mismo se realizó visita de re-certificación de ISO-9001-2008, realizada por ICONTEC, evidenciándose que se sigue cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma ISO-9001-2008 para el sistema de gestion de calidad del hospital santa margarita de la cumbre (valle).
COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Se efectuaron evaluaciones al 100% de los procesos, con el fin de verificar que los procesos, procedimientos y actividades del Sistema Integrado MECI-SGC se aplicaron de acuerdo a lo previsto en el manual de operación al igual que la ejecución de las actividades y proyectos establecidos en la planificación institucional. Así mismo se realizó una evaluación sobre el nivel de cumplimiento de los estándares de la norma ISO-9001-2008, para la vista de re-certificación de ICONTEC, evidenciándose el logro de la re-certificacion del hospital.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
En el hospital santa margarita de la cumbre (valle),se llevaron a cabo planes de mejoramiento institucional y por procesos, contando con instructivos para el diligenciamiento de los mismos. El procedimiento es identificado en el Sistema Integrado MECI-SGC como ?Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora?.
En el primero, el institucional, se relacionaron los hallazgos de la Contraloría Departamental, y se presento y radico plan de mejoramiento institucional para realizarle seguimiento para la vigencia 2013,.
En el plan de mejoramiento por procesos se relacionaron las no conformidades, y los aspectos por mejorar, producto de las auditorias internas de Calidad.
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Dificultades
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En algunos procesos de alta dirección se presenta dificultad en la asignación de recursos dado lo limitante del presupuesto de la entidad.
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Estado general del Sistema de Control Interno
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El hospital santa margarita de la cumbre (valle), suscribió y formuló plan de mejoramiento ante la contraloria departamental para la vigencia 2013 y logro la re-certificación de su Sistema de Gestión de Calidad y al igual que el cumplimiento de su Modelo Estándar de Control Interno -MECI.
Las Auditorias internas y externas realizadas durante la vigencia 2012, permitió apoyar la administración, el control y la evaluación de los sistemas MECI-SGC en todos los subsistemas, componentes y elementos de manera integrada, articulando la administración de riesgos, auditorias internas y planes de mejoramiento; en cumplimiento de los objetivos corporativos y la contribución de estos para los fines esenciales del estado.
Se puede concluir que la participación activa y compromiso del personal del hospital santa margarita de la cumbre (valle), en la aplicación y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, es satisfactorio y se continuará fortaleciendo los sistemas para el mejoramiento continuo en beneficio del hospital y de la comunidad del municipio de la cumbre (valle)en general.
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Recomendaciones
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Realizar por parte de los responsables de procesos y funcionarios del hospital, seguimiento permanente a los planes de mejoramiento suscritos con los diferentes entes de control (contraloria departamental y auditorias internas).
Realizar por parte de los responsables de procesos, mediciones periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el objetivo de tomar decisiones en tiempo real en el momento que se presenten desviaciones referentes a los objetivos planteados.
apropiar los recursos necesarios por parte de la alta dirección para el mantenimiento de los sistemas de gestión de calidad y control interno conforme a los requerimientos exigidos por las normas NTCGP1000-2009, ISO9001-2008 Y MECI-1000-2009
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