CONTROL INTERNO

E.S.E. HOSPITAL SANTA MARGARITA (LA CUMBRE – VALLE DEL CAUCA)

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011

DICIEMBRE 2012 - MARZO 2013

Subsistema de Control Estratégico

Avances

Se levantó y construyó el mapa de riesgos por proceso e institucional con el apoyo de los diferentes líderes de los procesos, Queda pendiente el desarrollo de la política y adopción del mapa de riesgo por parte de la administración mediante acto administrativo y su socialización a los diferentes líderes de los procesos. Se actualizaron el código de ética y buen gobierno de la institución inicialmente adoptado mediante resolución No 114 del 29 de agosto de 2012, quedando pendiente terminar el proceso de socialización de la actualización realizada. La administración del talento humano es llevada a cabo mediante la ejecución de las actividades propias de los procedimientos de vinculación, formación, capacitación, bienestar, seguridad social, compensación, salud ocupacional, actualización de la información de las hojas de vida y control permanente del reglamento de trabajo; igualmente como producto de la administración eficaz del recurso humano, se han realizado jornadas de capacitación al personal para mejorar las competencias laborales, y evaluación del desempeño.

Se viene realizando seguimiento al Plan de Desarrollo 2012 – 2015 que incluye la Misión, Visión y Objetivos Estratégicos Institucionales mediante informes de gestión presentados por los diferentes líderes de los procesos, Igualmente se realizó la evaluación de desempeño y concertación de objetivos para la nueva vigencia, de acuerdo con la normatividad expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil.                                                                                                      

Dificultades

Se evidencia la necesidad de la socialización de los procesos que han sido actualizados de manera que los funcionarios se vean involucrados dentro del Mapa de Procesos Institucional. Se requiere levantar y actualizar los diferentes procedimientos de las áreas y alinearlos con las nuevas directrices de la administración establecida en el Plan de Desarrollo aprobado.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

Se ha realizado la publicación de la información de interés para la comunidad en la página Web de la Institución de forma oportuna.

Se realizó actualización  del canal de comunicación a través de la conformación de los diferentes comités requeridos por Ley.

La comunicación con la comunidad se ha fortalecido a través de las reuniones efectuadas con las diferentes asociaciones y ligas de usuarios, veedurías y comunidad en general.

Se realizó la participación ciudadana en los procesos misionales, y se ajustó y actualizó el manual de operación.

Se cuenta con los mecanismos para la recepción y trámite de los derechos de petición, quejas y reclamos, las tablas de retención documental de acuerdo a la ley 594 de 2000, fuentes internas de información como manuales, actas, actos administrativos entre otros; manejo eficiente de correspondencia, así como los medios tecnológicos como página WEB, correo electrónico para la atención de las peticiones, quejas y reclamos y ventanilla única, para el registro y control de requerimientos ciudadanos.

Dificultades

Se requiere fortalecer el proceso de cargue de información en la página web, el análisis, socialización y operativización de los resultados arrojados en los indicadores por parte de los responsables del proceso.

En algunos procesos de alta dirección se presenta dificultad en la asignación de recursos dado lo limitante del presupuesto de la entidad.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

Se dio cumplimiento durante el primer trimestre de 2013, a los diferente informes de los entes de control como, Contraloría Departamental, Contaduría General de la Nación, Secretaria de Salud Departamental, Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP referente a la presentación del informe ejecutivo anual sobre el estado del sistema de control interno de la ESE HOSPITAL SANTA MARGARITA vigencia 2012, el cual arrojo un cumplimiento del 97% del MECI, Dirección Nacional de Derechos de Autor, entre otros con corte a 31 de marzo de 2013.

Se realizó seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental en los diferentes procesos, igualmente se dio inicio al proceso de auditorías internas de calidad vigencia 2013, basado en el seguimiento al cumplimiento de los requisitos de la norma internacional de Calidad ISO 9001-2008.

Dificultades

Falta de cumplimiento en el reporte de los indicadores lo cual no permite una adecuada toma de decisiones.

No se evidencian planes de mejoramiento individuales, aunque cada responsable de área toma medidas necesarias para mitigar los riesgos y realizar mejoras de acuerdo con las recomendaciones.

Estado general del Sistema de Control Interno

Se evidencia un avance importante con la elaboración del manual de políticas de administración del riesgo, el seguimiento a la ejecución del plan de desarrollo 2012- 2015 a través de una estructura de indicadores.

La institución se encuentra trabajando en el Programa de Auditorias para el Mejoramiento continuo de la Calidad (PAMEC), para lo cual se conformo un equipo que se capacito la realización de las auditorías internas. Por otra parte durante el primer trimestre de 2013 se efectuó la vinculación en planta del responsable de control interno el cual inicio labores a partir del 15 de febrero de 2013.

Recomendaciones

ü  Tener en cuenta las recomendaciones realizadas en las auditorias y tratar de subsanar las inconsistencias permite mejorar los procesos.

ü  Socializar a todos los funcionarios la misión, la visión, el código de ética, el reglamento interno, el plan de desarrollo, los procedimientos que se han actualizado y los mapas de riesgos.

ü  Terminar de implementar de forma oportuna sólida y estructurada la página WEB de la ESE HOSPITAL SANTA MARGARITA, que se ajuste a los requerimientos de la comunidad, diferentes grupos de interés y los legales y reglamentarios.

ü  Continuar actualizando los procedimientos institucionales.

ü  Continuar realizando el proceso de auditorías internas y darle alcance a un seguimiento de un sistema integrado de gestión (SIG).

ü  Seguir cumpliendo con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca.

Diligenciado por:

RAFAEL CUBILLOS HOYOS – Asesor de Control Interno

Fecha:

15/04/2013

Aprobado por:

LIGIA ELVIRA VIAFARA - Gerente

Fecha:

15/04/2013